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送別会幹事で失敗しない!事前準備と司会進行のカンペ2017!

 
送別会幹事で失敗しない!事前準備と司会進行のカンペ2016!1
今まで一緒に働いていた人と、時にはお別れしなくてはいけないこともあります。
残念だけれど、新天地で活躍してくれるよう、心から応援したいですよね。

そんな送迎会の幹事になった時どう段取りすればスムーズに進行するのか、その方法についてまとめました。
 

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送別会幹事の仕事内容

送別会幹事で失敗しない!事前準備と司会進行のカンペ2016!2
送別会幹事がすべてを仕切ると仮定して、仕事内容を順番に見てみましょう。

<事前準備>
①人数・日時・予算決め
②会場探し
③送る側の代表(挨拶してもらう人)の決定、依頼
④プレゼントや花束の購入や予約
⑤案内状(参加者)と招待状(送られる人)の作成
⑥直前の参加者人数確認、お店に連絡
 
<当日送別会>
①開始の挨拶
②乾杯の挨拶
③会食をうながす言葉
④送る側の挨拶
⑤プレゼント・花束贈呈
⑥送られる側の挨拶
⑦締めの挨拶
⑧閉会の挨拶


事前準備

まず、事前準備について詳しく見ていきましょう。
 

①人数・日時・予算決め

 
送別会幹事で失敗しない!事前準備と司会進行のカンペ2016!3  
送られる人の都合を最初に確認し、都合の良い日を数日分あげてもらいます。

それから参加するであろう人の中で最も肩書の高い人や、送られる人が必ず参加してほしい人の都合とすり合わせます

それが数日あるのなら候補日を参加予定者に伝え、参加できる人が多い日に決定します。
これで日時と人数はOK。

予算は、これまでの送迎会費用や集め方にならいましょう。
上司や送られる人の同僚からのカンパがあるか、なども確認

その時に花束やプレゼントの経費も計算に入れておきます。
また、会費を誰が集めるのかも決めましょう。

経理が預かってくれるのか、幹事がすべて徴収・保管するのか。
外部からの参加者がいる場合は、領収書をお渡しする関係上、経費の人にやってもらう方が安心です。
 

②会場探し

 
送別会幹事で失敗しない!事前準備と司会進行のカンペ2016!4  
会社によっては送別会を社食や会議室でおこなう所もありますが、基本的にはお店です。
送られる人の好みを最重視しましょう。

また、参加予定人数が入れる個室があるか、貸切にできるかもチェック
特に送別会は規模が大きくなったりにぎやかになることが多く、他のお客さんがいると迷惑になります。

会社の近くか駅の近くが来場しやすいので、その周辺で探しましょう。
できれば、飲み放題の宴会セットメニューがあるところがおすすめです。

そういったセットがないお店は段取りに慣れておらず、料理が遅くなったりお酒がなかなか出てこなかったりと非常に手際が悪く、時間ばかり過ぎてしまいます。
 

③送る側の代表(挨拶してもらう人)の決定、依頼

送別会の席で突然指名するのは避けましょう
特に長く勤務した人を送る場合、色々と語りたいこともあると思います。
日程が決まったらすぐ代表者を決め、お願いしましょう。
 

④プレゼントや花束の購入や予約

特にプレゼントは、喜ばれるものと予算のすり合わせをしたら、できるだけ早く購入しておきましょう
事務の女性にお願いしてしまうのも良いと思います。
 

⑤案内状(参加者)と招待状(送られる人)の作成

 
送別会幹事で失敗しない!事前準備と司会進行のカンペ2016!5  
内部の人しか参加しないのであれば、メールでも可。
必ず日時とお店の名前、住所、地図、会費の金額を書きましょう。

送られる人には、できればカードを作成し当人に渡すか、既にいないのであれば郵送するのが良いでしょう。
 

⑥直前の参加者人数確認、お店に連絡

殆どの場合、直前に参加者人数の増減があります。
宴会慣れしているお店でも、必ず連絡を入れましょう
当日の人数変更は仕方がないことですから、会場でお店の人に伝えましょう。
 
 

司会進行のカンペ

幹事はあくまで黒子に徹し、送別会がスムーズに進行することだけを考えて下さいね。
 

①開始の挨拶

皆様、本日はお忙しい中お集まりいただき、ありがとうございます。
これより、(山田)さんの送別会を始めさせていただきます。
本日司会進行を務めます(高橋)です。どうぞよろしくお願い致します。
 

②乾杯の挨拶

ここで、(直属の上司)より乾杯の音頭をいただきたいと存じます。
どうぞグラスをお手に取り、ご起立をお願い致します。
※乾杯の音頭は、幹事がやる場合と直属の上司にお願いする場合があります。
 

③会食をうながす言葉

 
送別会幹事で失敗しない!事前準備と司会進行のカンペ2016!6
では、料理の準備が整いましたので、しばらくご歓談下さい。
 

④送る側の挨拶

宴たけなわではございますが、ここで(山田)さんを送る言葉を
(佐藤)さんより頂戴したいと存じます。
皆様、恐れ入りますが一時ご歓談を止めてご拝聴をお願い致します。
 

⑤プレゼント・花束贈呈

送別会幹事で失敗しない!事前準備と司会進行のカンペ2016!7  
(佐藤)さん、ありがとうございました。
引き続きまして、××一同より記念品と花束を贈呈したいと存じます。
(幹事以外が手渡す場合)□□さん、お願い致します。
 

⑤送られる側の挨拶

それでは(山田)さん、一言お願いできますでしょうか。
 

⑥締めの挨拶

盛り上がっておりますのに大変残念ではございますが、
そろそろお時間となります。
最後に締めの挨拶を(直属の上司)お願いいたします。
 

⑦閉会の挨拶

これを持ちまして、(山田)さんの送別会を終了とさせていただきます。
みなさん、ご参加いただきありがとうございました。


番外編:泣かせる送別会にしたい場合
できるようなら、送別会に余興を入れても良いでしょう。
今ビデオレターが流行っています。

都合が悪い人が多く、送別会の出席率が悪いようなら、こんな余興はいかがでしょうか
 
絶体忘れられない送別会 

 
これは、送られるべき相手が既に遠方に行ってしまっている場合などにも使えますよね。
一生心に残る送別会になると思います。
 
 

まとめ

司会進行は事前準備がどれだけ綿密だったかで違って来ます

また、送別会の時も全体に気を配りましょう。
この会社(部署)に勤められてよかった」と思ってもらえるような会にできるよう、頑張って下さいね。

そうそう、二次会をやりそうな時はカラオケやバーなど、いくつか候補を事前に探しておくのも良いですね。

気が利く」とあなたの株も上がりますよ。
 
 

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