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送別会幹事で失敗しない!案内メールの書き方と鉄板例文2017

 
送別会幹事で失敗しない!案内メールの書き方と鉄板例文20161  
ビジネスメールって、色々な決まり事があって大変ですよね。

口頭とは違った言い回しや表現の仕方があって、作り慣れていないとなんだかおかしな文章になってしまいます。

でも、案内メールは一度覚えてしまえばどんな案内にも使えるので、とても便利です。
どこを押さえれば良いのか、解説します。
 

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ビジネスメールの書き方基本

送別会幹事で失敗しない!案内メールの書き方と鉄板例文20162  
ビジネスメールは、出す相手が誰であっても基本をあまりくずしてはいけません。

①最初に件名を書き、何の内容か把握できるようにする
②用件をわかりやすく、簡潔に書く
③言葉使いはですます調で、敬語を使う



<悪い例>
タイトル:社内会議をおこないます
本文:お疲れ様です。
〇月〇日(月)の13時から、会議室で社内会議をおこないます。
テーマは「本年度の反省会」です。
参加できる方は私にご連絡下さい。
〇〇部〇〇課 山田

<良い例>
タイトル:「本年度の反省会」社内会議出欠の連絡のお願い
本文:お疲れ様です。
以下の日時に会議をおこないます。

日時:〇月〇日(月) 13:00~14:30(予定)
場所:会議室
テーマ:本年度の反省会
出席者(予定):△△部長、□□課長

〇月〇日までに山田まで出欠をご連絡下さい。
なお、ご連絡がない場合、欠席と報告させていただきます。

〇〇部〇〇課 山田〇〇(内線123)
E-mail:××××@×××.××


送別会案内状メールの書き方

送別会幹事で失敗しない!案内メールの書き方と鉄板例文20163  
以上の基本を押さえて簡潔に作成しましょう。押さえるポイントは以下のことです。
 
  • 案内する内容を簡潔にまとめる
  • 日時・場所をわかりやすく書く。地図やURL、電話番号を添えると親切
  • 直前の連絡は避ける。スケジュールの調整を考え、2週間前にはメールする

鉄板例文

以下が基本になります。

件名:〇〇〇〇さん送別会のご案内
本文:〇〇部 各位
お疲れ様です。
この度、〇〇部の〇〇さんが〇月〇日をもって退職することになりました。

つきましては、下記要領にて送別会を行ないます。
○○部は全員ご参加くださいますようお願い致します。

どうしても都合のつかない方は、幹事〇〇まで
〇月〇日までにご連絡をお願い致します。

日時:〇月〇日(〇)
時間:〇時~〇時
会場:×××××× Tel.××-×××-××××
(店URL:http://www.×××)
会費:〇〇〇〇円(当日幹事〇〇にお渡し下さい)

送別会幹事で失敗しない!案内メールの書き方と鉄板例文20164
以上

○○部〇〇課 〇〇 〇〇(内線1234)
 

なお、この例は全員出席を前提として作成していますが、人数の多い部署などでは以下のようにしても良いでしょう
 
件名:〇〇〇〇さん送別会のご案内
本文:〇〇部 各位
お疲れ様です。
この度、〇〇部の〇〇さんが〇月〇日をもって退職することになりました。

つきましては、下記要領にて送別会を行ないます。
ぜひご参加下さいますよう、お願い致します。

出欠は〇月〇日までに、このメールにご返信下さい。
---------------------------
出席(  )    欠席(  )

お名前:

---------------------------

なお、メールをプリントアウトしたりスマホに転送して読む人もいますので、一行をあまり長くしないようにしましょう

文章が途中で行替えになると非常に読みにくくなります。
送別会幹事で失敗しない!案内メールの書き方と鉄板例文20165  
 

まとめ

社内案内メールは、伝達事項だけを簡潔に書きましょう
そのほうが読んだ人の記憶に残りやすいものです。

ただ、必ず返信して来ない人がいると思いますので、期限直前に再度メールすると良いでしょう。
 
 

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